A hálózati nyilvántartás eszközei a különböző kartonok, nyomtatványok és dossziék voltak.? A kartonok és a nyomtatványok alapvetően a nyilvántartott személyek természetes személyazonosító adatainak és a felhasználásukhoz szükséges egyéb adatainak (például képzettség, nyelvtudás, származás, egészségi állapot, szexuális szokás, családi állapot, káros szenvedély, külső megjelenés, hobbi, vagyoni helyzet) tárolására szolgáltak, természetesen nem minden kategóriába tartozó személynél egyforma mélységben. A legtöbb adatot azokról a személyekről őrizték, akiket beszerveztek. Ezeket az adatokat a később kizárt személyekről is megtartották. Előfordulhatott ugyanis, hogy egy meghatározott feladat ellátására az adott állambiztonsági szervnek nem volt embere. Ekkor megadták a kellő paramétereket, és a nyilvántartásból rövid idő alatt ki lehetett keresni azokat az élő és kizárt hálózati személyeket is, akik a feltételeknek megfeleltek.

A kartonok tárolási sorrendje nem a szoros ábécéhez igazodott, hanem fonetikai rendet követett. Ez leegyszerűsítve azt jelenti, hogy a sorrendnél alapvetően a vezetéknév első – maximum – három mássalhangzója számított, a hasonló hangzású mássalhangzókat pedig egynek vették. A sorrendet a következő mássalhangzónak a fonetikában elfoglalt helye határozta meg. (Például a „B” és a „P” betűk egynek számítottak, ezért a Papp – betűjele „BB” – megelőzte a Bolgárt, mivel annak betűjele „BLC” volt.) Így még elhallás esetén is viszonylag gyorsan és biztosan lehetett keresni.

A dossziék: Minden hálózati személyről két dossziét kellett nyitni. Egy B-, azaz beszervezési dossziét és egy M-, azaz munkadossziét. Mindkét dossziénak két száma van. Az egyik számot akkor kapták, amikor a dossziét megnyitották. Ez az úgynevezett H- (hálózati) vagy élőszám, amely mindkét dosszié esetében azonos volt. A másik számot akkor kapták, amikor az adott dossziét irattározták. Ekkor más-más számot adtak az M- és a B-dossziénak. A dosszié tárgya mindkét esetben a hálózati személy fedőneve volt. Tekintettel arra, hogy többen is kaphattak azonos fedőnevet, a dossziékban szereplő személy azonosságának megállapítására csupán a fedőnév nem alkalmas. A H- vagy „élőszám” azonban egyedi, ezért a hálózati személy azonosítására ez volt a legmegfelelőbb.

A szabályzat szerint a B- és az M-dossziékba csak operatív szempontból értékes anyagokat volt szabad elhelyezni, az értéktelen és felesleges jelentékteleneket nem, utóbbiakat meg kellett semmisíteni. A valóságban persze nem egészen így történt, számos operatív szempontból teljesen értéktelen irat megmaradt, az olyan jelentéseket tartalmazó dossziékat pedig, amelyek alapján büntetőeljárásokat indítottak, megsemmisítették. Mindkettőre akad példa a leírt történetekben.

A B-dosszié a beszervezéssel, a tartással és a kizárással kapcsolatos anyagokat tartalmazza. A szabályzat szerint a dossziéba kellett befűzni a beszervezési javaslatot, az adott személy tanulmányozása során keletkezett anyagokat, a róla szóló, fényképpel ellátott kérdőívet, a nyilatkozatát arról, hogy az együttműködést vállalja. Ez utóbbi nyilatkozatot kivételes esetben nem kellett írásba foglalni, de akkor az erről szóló engedélyt kellett befűzni a dossziéba. A B-dosszié tartalmazza a beszervező tiszt nevét, hogy mikor és hol találkoznak a hálózati személlyel, kik tudnak a beszervezéséről, milyen pénzbeli és egyéb jutalmakat kapott. Ha egy adott hálózati személyt egy másikkal ellenőriztettek, akkor ez az anyag is a dossziéjába került. Ennek az iratgyűjtőnek állandóan „élőnek” kellett lennie, tartalma folyamatosan frissült. Ha a valóságot nézzük, vagyis azt, hogy ténylegesen mit tartalmaznak a B-dossziék, akkor azt az általános megjegyzést tehetjük, hogy meglehetősen ritkán felelnek meg a szabályzat elvárásainak.

Az M-dosszié alapvetően a hálózati személy munkájának „gyümölcse”, ebben kellett elhelyezni a kézírásos, fedőnéven aláírt jelentéseit. Az M-dossziéban, ellentétben a B-dossziéval, a hálózati személy csak a fedőnevén szerepelhetett. A jelentéseket egyes szám harmadik személyben kellett írni, úgy, hogy abból a jelentő személyét ne lehessen megállapítani (ezt az állambiztonság forrásvédelemnek nevezte). Az anonimitás többeknek nem sikerült, időnként még az operatív tisztnek sem. Számos esetben a jelentés szövegéből, illetve az operatív tiszt hozzáfűzött megjegyzéseiből megállapítható, hogy kit takar a fedőnév. A jelentésre az operatív tiszt ráírta az átvétel időpontját, a hálózati személy fedőnevét, minősítését, a jelentés tárgyát, valamint saját vezeték- és utónevét és rendfokozatát. A jelentés szövege után – akár a hálózati személy készítette, akár a szóbeli jelentés alapján az operatív tiszt – a kapcsolattartó tiszt értékelése következik, akinek továbbá fel kellett jegyezni a jelentés alapján tervezett intézkedéseket és a hálózat soron következő feladatait, valamint az esetleges megjegyzéseket.

A jelentést szükség szerinti példányban legépelték, illetve kivonatot készítettek belőle. Ezt a tényt, továbbá azt, hogy ezeket milyen célra használták fel, rögzíteni kellett a jelentésen. Egy-egy M-dosszié átlagosan 300–350 oldalt tartalmazhatott. Amennyiben elérte ezt az oldalszámot, ugyanazon számon meg kellett nyitni a második, illetve következő köteteket.? Volt olyan hálózati személy, akinek a „munkája természeténél” fogva nem kellett jelentenie, ilyenek voltak például a T-lakásgazdák és a levélfelbontók. Számukra nem kellett M-dossziét nyitni, csak B-dossziéjuk volt.